تعرف علي النظام المحاسبي ودليل الحسابات.

النظام المحاسبي The Accounting System
ماهو النظام المحاسبي وما هو المقصود به ؟ هو الهيكل او التشكيلة او الوحدة التي تتضمن مجموعة مترابطة من المستندات والدفاتر والسجلات والتقارير والقوائم المحاسبية . والنظام المحاسبي ينقسم لقسمين يدوي و الألكتروني
القسم اليدوي : وهي الدفاتر والسجلات المحاسبية التي يتم تدوينها يدويا وهو النظام الأعتيادي مرئي وملموس
القسم الألكتروني : باستخدام الحاسوب في إدخال البيانات وتشغيلها وإعادة معالجتها وإخراج معلومات محاسبية على شكل التقارير المالية والقوائم المالية
ويستخدم النظام المحاسبي اليدوي والألكتروني نظام القيد المزدوج Double Entry System في إثبات التسجيل العمليات والفعاليات التي تقوم بها الوحدة الأقتصادية . والهدف إدخالها ومعالجتها ضمن إجراءات النظام ومن ثم تلخيصها والتقرير عنها .
ولذلك فأنه يمكن تعريف النظام المحاسبي بأنه يضم ثلاث مراحل أساسية :
1. إدخال البيانات الصفة المالية
2. معالجة البيانات بالتحليل والتبويب والتلخيص
3. التقرير عن المعلومات عن طريق مخرجات النظام المحاسبي من تقارير محاسبية
والنظام المحاسبي مبنى على مجموعة من العناصر الأساسية التي تشكل أجزاء من النظام التي تتولي عملية اثبات النشاطات والصفقات والفعاليات التي تؤثر على أصول والتزامات وحقوق الملكية للمشروع وهذه العناصر الأساسية هي :
• المجموعة المستندية
• الدفاتر المحاسبية
• القوائم المحاسبية
المجموعة المستندية :
وتشمل المتندات من وثائق ودلائل تتضمن تفاصيل العمليات والفعاليات التي تنجزها المنشاة وكل طرف فيها وهذه الوثائق هي بيان بطبيعة الأحدات التي تم إنجازها كما إنها تعزز وتؤيد وتثبت وقع الحدث كي يمكن إثباتها في النظام المحاسبي . وهذه المستندات هي نوعان خارجية وداخلية المستندات الخارجية هي على سبيل المثال فواتير الشراء المتعلقة بنشاط المنشاة التي تقوم به من فواتير كهرباء والهاتف وعلى هذا السياق المستندات الداخلية يكون مصدرها من داخل المنشاة الأقتصادية من الأدارات والأقسام المختلفة وعلى سبيل المثال صرف مواد مخزونية وفواتير المبيعات وسندات القبض ووصولات نقدية إذا يقوم النظام المحاسبي بوعد إستلامه هذه المستندات بإصدار مستندات المحاسبية وهي الأساس في إجراء وأثبات القيد المحاسبي
1. مستند قبض نقدي
2. مستند دفع نقدي
3. مستند قيد
مستند قبض نقدي :
وهو سند القبض يصدر من النظام المحاسبي بعد تحصيل المنشاة للنقدية على سبيل المثال مبيعات نقدية ، مقابل مبيعات بالحساب عند إستحقاق الدفعات من العميل وهذا السند يحتوى على البيانات التالية :
• وصف موجز للعملية المالية
• نوع النقدية بشيك او نقدا
• أسم الحساب الدائن للعملية النقدية
• ارقام أو رموز الحسابات
• رقم قيد اليومية في دفتر اليومية
• توقيع المخولين بإصدار المستند مثل أمين الصندوق
• توقيع وختم التدقيق الداخلي
ويمثل حساب النقدية الجانب المدين للقيد المحاسبي بأعتبار انه قبض النقدية ، أما الجانب الدائن الذي يظهر المستند يعتمد على طبيعة عملية التحصيل النقدي .
مستند دفع نقدي
ويصدر هذا المستند من النظام المحاسبي أيضا بعد إجراء التسديد النقدي ، على سبيل المثال مشتريات نقدية . ويتضمن هذا المستند معلومات عديدة تخص عملية الدفع النقدي وقد تشمل هذه المعلومات على ما يلي :
• وصف موجز للعملية المالية
• نوع النقدية المسددة بشيك او نقدا
• أسم الحساب المدين للعملية النقدية
• رقم او رمز الحساب ورقم القيد
• توقيع المخولين بأصدار المستند
• رقم او ختم التدقيق الداخلي
ويمثل حساب النقدية الجانب الدائن للقيد المحاسبي بأعتبار انه دفع النقدية ، أما الجانب المدين الذي يظهره المستند فأنه يعتمد على طبيعة عملية التسديد النقدية ، كما يجب ان يرفق مع مستند الدفع النقدي كافة المستندات الثبوتية التي تثبت صحة هذا الدفع .
مستند قيد
وهذا من صادرات النظام المحاسبي وهو في حالة لا يشمل على عملية نقدية وأنما عملية مالية محاسبية غير نقدية مثل البيع بالأجل او الشراء بالأجل يعني كل العمليات بالحساب ، كذلك يتسعمل في القيد الأفتتاحي لبدء عمل المشروع قيد إقفال حسابات وغيرها من القيود المحاسبية ويتطلب هذا المستند تحديد جانبي القيد المحاسبي المدين والدائن ويجب في سند القيد ان يتوفر فيه المعلومات التالية :
• مبلغ القيد الذي يمثل العملية المالية
• اسم الحساب الجانب المدين للقيد
• اسم الحساب الجانب الدائن للقيد
• رقم أو رمز الحسابات في القيد
• رقم القيد المحاسبي في الدفاتر
• توقيع المخولين بأعداد القيد
• توقيع التدقيق الداخلي
الدفاتر المحاسبية
1. دفتر اليومية العامة Daily Book
2. دفتر الأستاذ العام General Ledger

دفتر اليومية العامة
الغرض من هذا الدفتر إثبات العمليات والصفقات والفعاليات والنشاطات المالية التي تمت بأتباع قيود يومية طبقا لنظام المحاسبي بإستخدام القيد المزدوج وفقا للتسلسل الزمنى لحدوثها ويتضمن هذا الفتر كافة الأحداث والصفقات اليت يقوم بها المشروع خلال الفترة المالية بحيث يكون شامل لكافة الفعاليات .
ويتضمن الدفتر عدة صفحات مرقمة بصورة متسلسلة . أن مجاميع مبالغ الصفحات للجانب المدين والجانب الدائن يجب ان تتطابق في نهاية كل صفحة، بسبب اتباع القيد المزدوج في قيد العمليات التجارية . كما أن كل قيد يجب أن يخصص له رقم متسلسل للدلالة على القيد بالأضافة الي تاريخ حدوثه . أما رقم صفحة الأستاذ فانه يستخدم لغرض ترحيل القيد إلى دفتر الأستاذ .
كما أن دفتر اليومية يعتبر من الوثائق القانونية التي ينص عليها القانون التجاري ، وتخضع إلى الفحص والمراجعة القانونية بصورة دورية .ولذلك فان صفحات دفتر اليومية تكون مختومة من قبل جهة رسمية ، كما لا يجوز إجراء أية تعديلات على القيود ، على سبيل المثال القشط والمسح والحك وغيرها ، وأنما يجب ان يكون نظيف ومرتب وخالي من أية تعديلات تجعله غير مقبول وغير موثوق به .
أم أهمية دفتر اليومية فانها ، تتلخص بالنقاط الرئيسية التالية :

1. أنه كشف شامل لعمليات المشروع يتضمن كافة الفعاليات التي يزاولها المشروع خلال السنة المالية سواء كانت نقدية أو غيرها . وفي حالة عدم تسجيل أية فعالية قام المشروع بممارستها ، فانه يعتبر إخفاء لبعض الحقائق أو جوانب نشاط المشروع ، كما قد يؤدي إلى ضياع حقوق المشروع
2. أن هذا الدفتر يعكس حالة التوازن المحاسبي لبيانات النشاط التجاري ، حيث يجب أن يكون لكل فعالية يمارسها المشروع تأثير مزدوج على الوضع المالي ، حسبما يمثله النموذج المحاسبي ،بأن يكون لها جانب مدين يساوي ويعادل الجانب الدائن ، وأن مجموع العمليات المدينة تساوي مجموع العمليات الدائنة في نهاية السنة .
3. يتمتع هذا الدفتر بالصفة القانونية ، ولذلك فإن المشروع يستخدمه كبنية قانونية لمقدار الحقوق المترتبة لصالحه ، وكذلك لمقدار الحقوق المترتبة عليها للغير لذلك يجب ان يتصف بالدقة والوضوح وغير قابل للشك عند ظهور أية منازعات مع الغير .

دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ هذا هو عبارة عن مجموعة الحسابات التي يحتفظ بها النظام المحاسبي في الوحدة الأقتصادية لغرض تجميع البيانات المالية وتبويبها ومنه يتم عمل ميزان المراجعة .

مفهوم الحساب
وهو تبويب او تصنيف لنوع متجانس من البيانات المالية ولذلك فانه يختص بعملية معينة او عدد من العمليات المتماثلة التي يقوم بها المشروع . ويعتمد تحديد الحسابات التي يتكون منها النظام المحاسبي على تصنيف وتبويب البيانات بطريقة مفهومة ومفيدة للجهات التي تستخدم المعلومات المحاسبية .
وعادة ما يرمز بالحرف (ح) أختصار للدلالة على كلمة حساب . ويخصص لكل حساب صفحة منفصلة في دفتر الأستاذ العام ، يمثل الجانب الأيمن منها الطرف المدين والجانب الأيسر الطرف الدائن .

حسابات الأصول = + (مدين) ـــ (دائن )
حسابات المصروفات = + (مدين) ـــ (دائن )
حسابات الألتزامات = ــ (دائن) +(مدين)
حسابات حقوق الملكية = ــ (دائن) +(مدين)
حسابات االأيرادات = ــ (دائن) +(مدين)

أنواع الحسابات :

أولا : الحسابات الأسمية

وتشمل على الحسابات التي تنتهي في نهاية الفترة المالية، ولذلك تعتبر حسابات مؤقتة للمنشاة او الوحدة الأقتصادية حيث يتم إقفالها في نهاية الفترة المالية وهي ما يعرف بحسابات النتيجة وقد يطلق عليها أيضا الحسابات الوهمية لأنها تختفي في نهاية الفترة وتشمل على حسابات المصروفات وحسابات الأيرادات وعمليات البضاعة التي تنعكس أثارها على نتيجة الأعمال وعلى قيمة راس المال أو حقوق المالكين .

ثانيا : الحسابات الحقيقة

وتشمل على الحسابات الدائمة والمستمرة مع المنشاة او الوحدة الأقتصادية وأنها لاتنتهي في نهاية الفترة المالية ، ولذلك فانها تعتبر حقيقية تظهر في قائمة المركز المالي للمشروع ، وكما هو الحال لحسابات الأصول والألتزامات وحقوق الملكية . كما يتضمن هذا النوع الحسابات الشخصية وغير الشخصية ، ويقصد بالحسابات الشخصية بحسابات والعملاء والموردين والمساهمين أما الحسابات غير الشخصية فإنها لا تعود إلى أشخاص طبيعين ، على سبيل المثال حساب المخزون السلعي من البضاعة وحسابات الأصول الثابتة .

ميزان المراجعة

ويتم إعداد كشف ميزان المراجعة بعد الأنتهاء من إنجاز في نهاية الفترة المالية سواء كانت ربع سنوية او سنة مالية حيث يتضمن هذا الكشف مجموعة الحسابات التي يحتفظ بها النظام المحاسبي في دليل الحسابات ولكافة أنواعها ، الحسابات الحقيقة من الأصول والألتزامات ورأس المال ، والحسابات الأسمية من حسابات المصروفات والإيرادات وحسابات المخزون والتي تظهر في دفتر الأستاذ العام .

الهدف Objective من إعداد ميزان المراجعة :

1. إعداد قائمة تشمل على كافة الحسابات التي يتضمنها النظام المحاسبي ،مع مبالغها الناتجة عن تنفيذ العمليات والفعاليات التي زاولها المشروع خلال الفترة المالية ، وقد تكون هذه المبالغ في الجانب المدين، أو الجانب الدائن من ميزان المراجعه
2. التأكد من توازن حسابات النظام المحاسبي بسبب ان اتباع نظام القيد المزدوج Double Entry System ، مما يؤكد دقة العمليات الحسابية والمحاسبية التي تم إثباتها في الدفاتر والسجلات المحاسبية.
3. تهئية حسابات النظام المحاسبي لغرض إعداد الحسابات الختامية في نهاية السنة المالية ، التي تشمل حسابات النتيجة وكشف المركز المالي ، لغرض التقرير عن الفترة المالية .

القوائم المحاسبية

تتضمن التقارير والكشوفات والقوائم المالية التي يتم إعدادها من قبل النظام المحاسبي لغرض إظهار نتائج الأعمال خلال الفترة المالية وحقوق المالكين وتصوير الوضع المالي للمشروع في نهاية الفترة المالية وتشمل على اربعة قوائم رئيسية تتضمن ما يلي :
• قائمة الدخل
• قائمة حقوق الملكية
• قائمة المركز المالي
• قائمة التدفقات النقدية

قائمة الدخل :

ويتم في هذه القائمة إجراء عملية المقابلة المحاسبية Matching Concept فيما بين الأيرادات والمصروفات للتوصل الي صافي نتيجة النشاط خلال الفترة المالية من تحقيق صافي ربح أو خسائر ويعتمد تحضير قائمة الدخل على أساس ما يلي :

صافي الربح ( أو الخسارة ) = مجمل الإيرادات – مجمل المصروفات

ويمكن تحضير قائمة الدخل من حسابات النتيجة التي تشمل على ما يلي :
1. حساب المتاجرة
2. حساب الأرباح والخسائر

وهذا شرح مختصر لحسابات النتيجة سوف نذكر حساب المتاجرة الذي لم يعد يستعمل مثل السابق ولكن من واقع المعرفة العلم بالشئ

حساب المتاجرة
ويتضمن هذا الحساب عمليات البضاعة من مبيعات ومشتريات لغرض التوصل إلى مقدار مجمل الربح المتحقق عن هذه العمليات عن طريق إجراء المقابلة ويشمل حساب المتاجرة في جانبية المدين والدائن على الحسابات التالية :

الجانب المدين لحساب المتاجرة :
بضاعة اول المدة
إجمالي المشتريات
مصروفات الشراء
مردودات ومسموحات المبيعات
مجمل الربح

الجانب الدائن لحساب المتاجرة
إجمالي المبيعات
مردودات ومسموحات المشتريات
بضاعة أخر المدة
مجمل الخسارة

حساب الأرباح والخسائر
ويتضمن هذا الحساب كافة الحسابات المصروفات والإيرادات الناتجة عن غير عمليات البضاعة ، وذلك لغرض إستكمال إجراء عملية المقابلة المحاسبية بين الأيرادات والمصروفات للتوصل إلى صافي الربح والخسائر بعد حساب المتاجرة

الجانب المدين لحساب الأرباح والخسائر :

مجمل الخسارة
مصروفات المرتبات والأجور
مصروفات الإيجارات
مصروفات الهاتف و التلكس
وغيرها من حسابات المصروفات
صافي الربح

الجانب الدائن لحساب الأرباح والخسائر

مجمل الربح
إيرادات تأجير عقار للغير
إيرادات فوائد بنكية
إيرادات استثمارات مالية قصيرة الأجل
وغيرها من حسابات الأيرادات

قائمة حقوق الماليكن :

وهذه القائمة تبين التغيرات التي تطرأ على حقوق المالكين التي تتمثل برأس المال ، نتيجة أعمال المشروع من صافي ربح أو خسارة متحققة ، إضافة إلى المسحوبات الشخصية التي يقوم بها مالك المشروع خلال الفترة .
ويتم إعداد قائمة حقوق الملكية في نهاية السنة المالية كما يلي :

راس المال في اول المدة
يضاف :
الزيادة على رأس المال
الأرباح المتحققة
يطرح :
التخفيض في رأس المال
الخسائر المتحققة
المسحوبات الشخصية
راس المال في أخر المدة

قائمة المركز المالي ( الميزانية العمومية )
وتتمثل هذه القائمة بالميزانية العمومية ، حيث تضمن الحسابات الحقيقية للمنشاة او الوحدة الأقتصادية او المشروع والتي يحتفظ بها النظان المحاسبي فينهاية الفترة المالية حيث تشمل على حسابات الأصول المختلفة ، كما تشمل حسابات الخصوم من المطلوبات وكذلك حقوق الملكية للمشروع .
إن إعداد قائمة المركز المالي بشكل ميزانية عمومية يجب ان تتوازن بجانبها الأصول والخصوم ، وذلك بسبب نظام القيد المزدوج في قيد العمليات . وتظهر هذه القائمة حقيقية الوضع المالي للشمروع الذي يعكسها النظام المحاسبي.
كما أن الحسابات الحقيقة التي تظهرها الميزانية العمومية تصنف أما إلي أصول قصيرة الأجل ومطلوبات قصيرة الأجل ، إذا كانت هذه الحسابات تتعلق بقترة قصيرة أقل من سنة مالية ، أو أصول ثابتة ومطلوبات طويلة الأجل إذا كانت ذات تمتد لأكثر من سنة مالية .

قائمة التدفقات النقدية

وهذه القائمة تتضمن العمليات المالية التي تتداول النقدية فقط ، وأهمية إعدادها يعود إلى أهمية النقدية للمشروع في توفير احتياجاته من البضاعة وتسديد المصروفات الضروية للمشروع وكذلك تسدي التزاماته للأخرين كالدائنين .

رصيد النقدية في أول المدة

يضاف ( أو يطرح )

صافي التدفقات النقدية من العمليات التشغيلية

صافي التدفقات النقدية من العمليات الأستثمارية

صافي التدفقات النقدية من العمليات التمويلية

رصيد النقدية في اخر المدة

كيفية بناء دليل الحسابات Chart of Account عند القيام بتركيب نظام محاسبي جديد في شركة ماهو المطلوب من المحاسب من الأدارة المالية وقسم نظم المعلومات في الشركة عمله Information Technology &Data Processing عمله للخروج بنظام محاسبي يخدم نشاطات الشركة كيفية عمل التحاليل المالية للشركة ماهو المطلوب في الشركة - فالمعروف انك إذا نظرت إلى دليل الحسابات في الشركة ترى القوائم المالية قائمة في تقسيمته لذلك يجب ان يحتوى دليل الحسابات على التصنيف التالي والحسابات التالية

1- حسابات الميزانية Balance Sheet Account
2- حساباتالأرباح والخسائر - Profit and Loss Account
3- الحسابات الأحصائية Statstic Account

عند القيام بخلق شجرة الحسابات او ما يسمى دليل الحسابات Chart of Account يكون نظام الترقيم 1 لحسابات الميزانية ألأصول المتداولة - الألتزامات رقم 2 - حسابات الأرباح والخسائر من مبيعات مشتريات وكافة الأمور المتعلفه بها 3 - المصاريف رقم 4 وهكذا .
كذلك يتوجب ان يتم خلق ما يسمى بال Accounting Dimension التصنيف المحاسبي وهو التي نقوم منها بتحديد مراكز التكلفة أقسام المربحية في النشأة على سبيل المثال الصنيف يكون
Account No
Division / Business Type
Department
Employee
Contract No
advertisment and Promtion
Purchase Order
عند تصميم هذه الأمور في دليل الحسابات في النظام المحاسبي يكون من السهل تحليل الحسابات وتحديد الأرباح والخسائر ومصاريف الأقسام وكيفية توزيع الأيرادات فنظام الترقيم في الحسابات يعطي لنا القدرة على التذكر وعلى ترتيب الحسابات ويساعد بقوة عند عمل التقارير المالية من خلال هذه الموضوع سوف نقوم بربط المتطلبات وأفضل طرق فهم كيفية إعداد دليل الحسابات الذي هو أساس البناء في البرامج المحاسبية فإذا كان إعداده جيد وحسب المتطلبات يكون البرنامج المحاسبي على تزويد الإدارة المالية بالتقرير المطلوبة وتلبية إحتياجات الشركة
دليل الحساب Chart of Account

دليل الحسابات هو عبارة عن قائمة من الحسابات التي تستعملها الشركة لتقيد حسابات وصفقاتها المحاسبية Bookkeeping . عدد الحسابات في دليل الحسابات يعتمد على العناصر التالية :

1. حجم الشركة ونشاطها
2. تعقيدات نشاط الشركة
3. كمية التحليل التفصيلي التي تجتاجها الشركة

طبعا عند التخطيط في تصميم دليل الحسابات يجب ان يتناسب مع قسم تدفق راس المال Capital Inflow خلال دورة الأعمال Business Cycle كيفية انسياق القيود المحاسبية في هذه الحسابات وتقيدها ، كيفية إدارة موجودات الشركة Fixed Asset Management .

قبل تصميم أي دليل حسابات او الشروع في تصميمه يجب ان يؤخذ بعين الأعتبار التساؤلات التالية :

1.كيفية ترقيم الحسابات How Accounts are numbered
2.كيفية تصنيف الحسابات How accounts are Classified
3.كيفية تجميع هذه الحسابات How accounts are grouped together
4.التفنيط القانوني للغة القانون للحسابات How are legal regarding legal language met ?
5.تركيب الأبعاد وكيف ترحيل الصفقات في الحساب The Structure of dimensions –how transaction are allocated to dimensions
الحسابات الإسمية Nominal Accounts

تعريف دليل الحسابات يعتبر أحدى المهام الرئيسية البارعة التي يتوجب أخذها بعين الأعتيار عند تصميم او تركيب أو تطبيق أي برنامج محاسبي في شركة جديدة هنا يأتي دور الأدارة المالية وطاقهما المالي الذي يتوجب عليهم ان يفهموا انسيابة القيود المحاسبية في الحسابات لذلك يتوجب أن تصنف الحسابات في أي دليل حسابات الي ثلاث حسابات رئيسية :

• حسابات أرباح وخسائر Profit and Loss
• حسابات ميزانية Balance Sheet Accounts
• حسابات إحصائية Statistical

ملاحظة وددت أن أضيفها هنا بأن الحسابات الأحصائية Statistical accounts لا تمثل ولا تشكل جزء من حسابات الأرباح والخسائر او حسابات الميزانية وهم لا يعتبر جزء من القيود المالية او مسك الدفاتر المالية هي حسابات إحصائية لحفظ عملات الأجنبية فقط

رقم الحساب Account Numbers

عدد أرقام الحساب يجب ان تكون ثابتة متساوية يعني 6 خانات 8 حانات 10 خانات يعتمد على حجم الحسابات التي ترغب الشركة في حفظها وكيفية تفيطها وتصنيفها . عند تصميم دليل الحسابات ترقيم الحسابات وكيفية تجميع الحسابات حسب نوعيتها يجب أن يؤخذ بعين الأعتبار وسوف نذكر هنا مثال بسيط صغير
يمكن ان نستعمل الرقم (1) لحسابات الميزانية – الأصول الرقم (2) لحسابات الميزانية الخصوم وقد يكون الخانة الثانية في الترقيم 10 والتى ترمز لحسابات البنوك الرقم 11 قد يعني المخزون وعلى هذه الطريقة يتم ترقيم الحسابات في دليل الحسابات من هذا يفهم الخانة من الرقم الأولي يرمز لصنف Class والرقمين التالين يرمزان للمجموعة Group

مثالا بسيط

1 يرمز الأصول
10 يرمز للبنوك
11 يرمز للأسم البنك
رقم حساب بنك العرب التجاري سوف يكون 110110100 ويكون هذا رقم الحساب رقم واحد تحت مسمى هذا البنك وهكذا يستمر الترقيم في دليل الحسابات

الأبعاد Dimensions

الغاية الأساسية من الأبعاد هو الأعداد لتحديد إيرادات ومصاريف كل قسم على حده وتحليل هذه المصاريف حتى ادق المراحل من التحليل المالي حسب ما تراه الأدارة المالية مناسب عند إعداد تقاريرها المالية والأدارية عند عرضها على ألأدارة المالية

الأبعاد قد تكون بعدة طرق وهذا كله يعود لنشاط الشركة وحاجتها وطريقة عرضها المثال الأول :

• رقم الحساب Account No
• مراكز التكلفة Cost Centre
• المنتج Product
• المشروع Project
• التصنيع Manufacturing
• التشغيل processing

الأبعاد بطريقة في شركة تسويق
• رقم الحساب Account No
• القسم / نوع النشاط Division /Bus-type
• الدائرة Department
• الموظف Employee
• العقد Contract
• مصاريف التسويق Advertisement & Marketing
• طلب الشراء Purchase Order

طبعا تحديد ما يسمى بالأبعاد Dimensions هو التخطيط الذي يتوجب على ألأدارة المالية ان تقوم به لتقديم أدق التفاصيل عن نشاط الشركة وهذا التصيف يكون له دور عند إعداد التقارير وحساب أرباح كل قسم كل مشروع تكلفة العمالة العقود

مستوى التقرير Reporting Level

عند إعداد دليل الحسابات يجب ان يؤخذ بعين الأعتبار مستوى التقارير وكيفية إستخراج هذه التقارير وتقديمه وهذا كله الأساس من خلال ما يسمى Grouping of Account هنا يأتي دور الأبعاد في الترتيب Sorting of Information Based in Dimension حيث يتم البحث بهذا الطريقة وترتيب إيرادات ومصاريف كل قسم حسب Group لذلك في غالبية الحالات يجب ان يكون عند إدخال القيد المحاسبي أن تكون الأبعاد المحاسبية من رقم 1 – 3 وهي التي ظهرت باللون الغامق على سبيل المثال .

هنا تأتي قوة البرنامج المحاسبي في كيفية تسهيل هذه الأبعاد في كيفية التصميم ودور المبرومجين ومصممي البرامج المحاسبية في الخطوات التي يتخذونها لتسهيل هذه التقاريروتحاليلها هذا مثال بسيط على كيفية إعداد دليل الحسابات Chart of Account وسوف أترك للجميع هنا ممارسة هذا التمرين كيفية إعداده حتى يصبح لديهم الفكرة والحنكة في ممارسة هذا التمرين ويكون لهم معرفة وخبره فيه :

Class (1) Assets

10. I tangible Assets
11. Tangible Fixed Assets
12. Inventory
13. Account Receivable –External
14. Accounts Receivable – to other Group companies
15. Cash & Bank Balances
16. Prepayments
17. Other Assets

Class (2) Liabilities

20. Share Capital & Reserves
21. Long Terms Loans
22. Finances Leases
23. Short Term Loans
24. Account Payable – External
25. Accounts Payable –Other group Companies
26. Accruals
27. Other Liabilities

Class (3) Revenues

30. External Revenue – Domestic
31. External Revenue – Foreign
32. Revenue from other group companies – Domestic
33. Revenue from other group Companies – External

Class (4) Direct Cost

40. Direct Cost of Materials
41. Direct Salary Costs
42. Other Direct Costs
43. Cost of Goods Sold

Class (5) Administrative Expenses

50. Salaries & Payroll Taxes
51. Office Costs
52. Travel & accommodation Costs
53. Advertising & Marketing Costs
54. Other Administrative expense

Class (6) Financial Expenses

61. Interest Income
62. Interest Expenses
63. Foreign Exchange Gains
64. Foreign Exchange Losses

هذا مثال على كيفية إعداد دليل الحسابات والمطلوب من الكل هنا المحاولة في إعداد دليل حسابات لنرى مدى إستيعاب المحاسبين الجدد لديل الحسابات فلنحاول ونعود بالدليل الحسابات فهو مهم جدا في تركيبة البيانات المحاسبية – الأساسات لأي نظام محاسبي هي الأساسات التي تقوم انت بصياغتها وإعدادها في دليل الحسابات فسجلاتك المحاسبية نقطة البداية من هنا عليك أن تفكر كمهندس معماري وهو يصمم بنائه وهي يضع اللبنات الأساسية لمشروعه جرب وحاول البناء ودعنا نساعدك في تجربتك هذه فهل تقبل التحدي .

هل تخيلة النظام المالي الذي سوف تقوم بإعداده ما هو النظام المحاسبي Accounting Application الذي يتوافق مع نشاط التشغيلي للمنشاة التي سوف تقوم بتركيبه كل هذا مبنى على Operation Cycle لشركة Enterprise من طبيعة النشاط يكون تصميم او Implementation لبرنامج المحاسبة The Accounting Package هذه الأمور سوف تواجهها عند بدء التخطيط Enterprise Resource Planning وسوف تسمع هذه المصطلحات ERP هل تريد ان تقف حائر ما معني هذه الكلمات سوف أدع لك البحث في القاموس عنها
غالبية البرامج المحاسبية Accounting Software بغض النظر عن طريقة برمجتها Programming سو كان هذا عن طريق لغة C++ او مايسمى بالفيجوال بيسك Visual Basic او Oracle Application او البور بلدر PowerBuilder فهي تحتاج ان تظهر بالصورة التالية ويجب ان تطبق نظام المحاسبة Double Entry System والمحافظة على نظام التقيد Bookkeeping والذي ينص على تساوى الطرفين Debit = Credit في القيد المحاسبي تعال نشاهد واجهة التطبيق للأي برنامج محاسبي سوف تكون تتكون من التالي
1. الأستاذ العام General Ledger
2. إستاذ المبيعات Sales Ledger
3. استاذ المشتريات Purchase Ledger
4. إستاذ الكمبيالات Promissory Notes Ledger
5. أستاذ الخدمات الأدارية Services Order Management
6. أستاذ أوامر الشراء Sales Order Ledger
7. أستاذ أوامر المبيعات Purchase Order Ledger
8. مراقبة المخزون –بضاعة Stock Control
9. الأحصائية Statistics
10. إدارة المشاريع Project Management
11. الرواتب /ش. موظفين Payroll – HR
12. خدمات البرنامج System Utilities
13. تواريخ اوامر Order History Detailed
هل لك ان تتخيل حجم هذا البرنامج المالي وكيفية ترابط كل جزء من اجزائه مع بعضها البعض ليصبح نظام شامل هل لك ان تفكر في هذا الموضوع وكيفة ربط هذه Modules مع بعضها البعض كل هذه الأفرع من الأجزاء يجب أن تلتقى في ما يسمى بالأستاذ العام كل هذه الروافد يجب ان تصب في النهاية في الأستاذ العام General Ledger ولكن كيف ؟ نعود ونقول طبعا عن طريق دليل الحسابات والأبعاد التي تم تصميمها عند البدء في إعداد Chart of Accounts هل يستطيع أحد منكم أن يقوم بربط هذه الأجزاء مع البعض ؟ المطلوب منك ان تقوم بإحضار ورقة وتضع الأستاذ العام في دائرة Circular وتربيطها بخطوط مع بعضها البعض . الدور الكبير لربط هذه الأجزاء مع بعضها البعض هو دليل الحسابات كيف يحدث هذا كيف يمكن ربط هذه الأجزاء مع بعضها البعض يتم هذا عن طريق مهام خاصة يجب ان تتوفر في دليل الحسابات او النظام المحاسبي Accounting Software وهو ما يعرف ب Special Function ماذا نعني هنا بالمهام الخاصة لدليل الحسابات Chart of Account .
المهام الخاصة هو ان تضع قوانين وطريق في كيفية التعامل مع الأجزاء وذلك بمنع التقييد على هذه الحسابات في الأستاذ العام بمباشرة يعني تكون هذه الحسابات حسابات تصب فيها القيود مباشرة من Module على سبيل المثال وبطريقة مختصرة
لحساب إستاذ المبيعات Sales Ledger (AR) يتم خلق حساب أسمى في الأستاذ العام Nominal Account حساب الذمم المدينة Account Receivable ويتم خلق العميل في أستاذ المبيعات ويتم ربط العميل مع حساب الذمم في الأستاذ بهذه الطريقة يكون مبيعات العميل وسجله التفصيلي في أستاذ المبيعات . بهذه الطريقة يصبح من السهولة إدخال فواتير العميل مباشرة على حساب الذمم accounts Receivable من خلال Sales Ledger
وسوف يقوم النظام المحاسبي بمنعك من إدخال قيود مباشرة على هذا الحساب سوف يقوم الحساب عن طريق Special Function بعمل block للقيود الذي يتم إدخالها عن طريق الأستاذ العام كافة قيود المبيعات من فواتير Sales Invoices إشعار مدين دائن Credit & Debit Note عن طريق Sales ledger
هذا التطبيق العملي يجب ان يتم مع كافة Module وبهذه الطريقة يتم الربط بين كل الأجزاء عن طريق الأستاذ العام عن طريق أقفال الأدخال على حسابات هذه النماذج المحاسبية مباشرة من الأستاذ العام وهنا يكمن ما يسمى بالسيطرة على نشاط كل موديل وسنذكر هنا بعض هذه المهام وهي كالاتي :
Special function Description
00 No Special Function
01 Sales Ledger (AR)
02 Purchase Ledger (AP)
03 Sales ledger with Currency
04 Purchase ledger with Currency
05 Fixed Asset
06 Portfolio Management
07 Qty Accounting
08 Qty Accounting with Constant
09 Currency account Type (1)
10 Currency Account type (2)
11 Inter- Company Transactions
12 VAT transaction
13 Promissory Notes
14 Analytical Ledger
15 Direct VAT Transaction
16 Petty Cash Book
هذه بعض العناصر التي يمكن ان يتم وضع Special functions والتي من خلالها يتم وضع القوانين وكيفية ربط هذه الحسابات مع الأستاذ العام هذه المسميات تختلف من برنامج محاسبي لأخر .
لماذا نحتاج لحساب مبيعات بالعملة الأجنبية وحساب مشتريات بالعملة الأجنبية قد يمتد نشاطك خارج الدولة وتبيع لدول المجاورة وسوف تكون مبيعاتك بالعملة الأجنبية بالدولار على سبيل المثال لذلك يجب ان تحفظ المبيعات بالعملة الأجنبية في حساب أحصائي منفصل عن الحسابات الرئيسية حيث ان السداد سوف يكون بالعملة الأجنبية وهناك التحويل وسعر الصرف الذي سوف يختلف من تاريخ إصدار الفاتورة حتى تاريخ سدادها هذا الفرق يكون ارباح او خسارة فرق عملة .
لنحدد الأن العلاقة بين كل من النماذج المحاسبية حتى نفهم الدورة المحاسبية في Accounting Software وكيفية التي يتم فيها التطبيق Implementation
ماهي الرابط بين المبيعات والمشتريات هو المخزون لابد ان يكون هناك مشتريات بضاعة هذه البضاعة يتم شرائها من المورد يتم تخزين البضاعة في مخازن الشركة يتم بيع هذه البضاعة للزبائن يتم تحصيل هذه المبالغ هذا ما يعرف ب Accounting Cycle هنا نستطيع ان نفهم العلاقة ان إستاذ المبيعات وإستاذ المشتريات يلتقيان في ويتصلان مع المخزون ومن خلال Special Functions يتم ربطهما مع الأستاذ العام General Ledger
• من خلال أوامر المبيعات Sales Order Module يتم إدخال طلبات المبيعات ويقوم النظام بحجز الكمية وصرفها من المخزن لصالح هذا الطلب الشراء وعند أقفال هذا النموذج يتم عمل الفاتورة وتصبح جاهزة لتسليم للعميل المعني هنا ان تم سحب البضاعة من المخزن الرئيسي لصالح هذا الطلب تم تجهيز الفاتورة بسعر البيع ببساطة يكون القيد المحاسبي في البديهية كالاتي :
من ح / العميل
من ح/ تكلفة البضاعة المباعة
الي ح/ المبيعات
الي ح / المخزون
هذه الأمور في النظام المحاسبي لا تتم بهذه البساطة المحاسبية المذكورة هنا ولكن لها خفايا داخلية سوف نتناولها في شروحتنا القادمة هذا ما يخص دليل الحسابات Chart of Account وإذا أردت أن اسرد في كل جزئية فاننا سوف نأخذ وقت طويل لشرح التفاصيل المتعلقة بكل برنامج وربطه مع بعضه البعض ما اريده ان يقوم الأخوة بالتفكير وطرح التصور لكل جزء وتقديم التساؤلات ونحن على الأستعداد للأجابة على كل الأسئلة سنخوض في المرة القادمة في خفايا البرامج المحاسبية كيفية القيود وعلاقات هذه القيود مع كل جزئية من جزئيات البرنامج المحاسبي.

واليك الان دليل الحسابات:الاصول المتداولة 1
الخزينة 101
الخزينة 10101
البنك 102
البنك العربى 10201
العملاء 103
×××× 10301
ذمم عاملين 104
××××× 10401
عهد 105
×××× 10501
مدينون 106
×××× 10601
تأمينات لدى الغير 107
×××× 10701
شيكات تحت التحصيل 108
×××× 10801
ضرائب الدخل 109
×××× 10901
مصروفات مقدمة 110
×××× 11001
بضاعة ااول المدة 111
11101

الاصول الثابتة 2
مبانى 201
سيارات 202
سيارة تريلا 20201
سيارة 10 طن 20202
سيارة 7 طن 20203
سيارة 7 طن 20204
سيارة 3 طن 20205
سيارة بيك اب 20206
سيارة بيك اب 20207
معدات 203
فوركلفت 20301
فوركلفت 20302
فوركلفت 20303
فوركلفت 20304
مولدات 20305
كمبروسور هواء 20306
اجهزة كبيوتر 204
ماكينة تصوير 205
ماكينات طباعة 206
تليفون واتصالات الشبكة 207
اثاث وديكورات 208
فاكس 209
مكيفات 210
ماكينة تنظيف سجاد باهواء 211
ماكينة تنظيف سجاد 212
ثلاجة مياه 213
تانك مياه 214
تانك ديزل 215
خصوم متداولة 3
دائنون 301
موردين 302
دفعات مقدمة 303
شيكات تحت الصرف 304
مصروفات مستحقة 305
مخصصات 306
نهاية الخدمة 30601
اجازات 30602
تذاكر سفر 30603
مجمع اهلاكات الاصول الثابتة 307
مجمع اهلاك مبانى 30701
مجمع اهلاك سيارة تريلا 30702
مجمع اهلاك سيارة 10 طن 30703
مجمع اهلاك سيارة 7 طن 30704
مجمع اهلاك سيارة 7 طن 30705
مجمع اهلاك سيارة 3 طن 30706
مجمع اهلاك سيارة بيك اب 30707
مجمع اهلاك سيارة بيك اب 30708
مجمع اهلاك فوركلفت 30711
مجمع اهلاك فوركلفت 30712
مجمع اهلاك فوركلفت 30713
مجمع اهلاك فوركلفت 30714
مجمع اهلاك مولدات 30715
مجمع اهلاك كمبروسور هواء 30716
مجمع اهلاك اجهزة كبيوتر 30717
مجمع اهلاك ماكينة تصوير 30718
مجمع اهلاك ماكينات طباعة 30719
مجمع اهلاك تليفون واتصالات الشبكة 30720
مجمع اهلاك اثاث وديكورات 30721
مجمع اهلاك فاكس 30722
مجمع اهلاك مكيفات 30723
مجمع اهلاك ماكينة تنظيف سجاد باهواء 30724
مجمع اهلاك ماكينة تنظيف سجاد 30725
مجمع اهلاك ثلاجة مياه 30726
مجمع اهلاك تانك مياه 30727
مجمع اهلاك تانك ديزل 30728
حقوق الملكية 4
رأس المال 401
40101
40102
احتياطى قانونى 402
40201
ارباح مرحلة 403
40301
حارى حسابات الشركاء 404
40401
40402
مصروفات التشغيل 5
اجور و مرتبات 501
ايجارات 502
ايجار معرض 50201
ايجار مخزن 50202
ايجار فوركلفت 50203
ايجار مولد 50204
ايجار كرين 50205
ايجار سيارات 50206
ايجار تريلات 50207
وقود وزيوت 503
وقود 50301
زيوت 50302
اصلاح وصيانة 504
اصلاح فوركلفت 50401
اصلاح مولد 50402
اصلاح مكيفات 50403
اخرى 50404
م.سيارات 505
بيك اب 50501
بيك اب 50502
سيارة 7 طن رقم 50503
سيارة 7 طن رقم 50504
سيارة 10 طن رقم 50505
سيارة 3 طن رقم 50506
سيارة تريلا رقم 50507
مصاريف حكومية 506
اقامات 50601
تراخيص 50602
تأشيرات 50603
غرامات 50604
مصروفات تأمين 507
تأمين فوركلف 50701
تأمين سيارة بيك اب 50702
تأين سيارة بيك اب 50703
سيارة 7 طن رقم 50704
سيارة 7 طن رقم 50705
سيارة 10 طن رقم 50706
سيارة 3 طن رقم 50707
سيارة تريلا رقم 50708
مصاريف مشاريع 508
م.خيام 50801
م.كرفانات 50802
مستلزمات تشغيل 509
مستلزمات 50901
مغسلة 50902
مياه 50903
مصروفات جمركية 510
م.شحن 51001
م.اتفاقيات 51002
مياه وانارة وتليفون 511
مياه وانارة 51101
تليفون 51102
الاهلاكات 512
اهلاك مبانى 51201
اهلاك سيارة تريلا 51202
اهلاك سيارة 10 طن 51203
اهلاك سيارة 7 طن 51204
اهلاك سيارة 7 طن 51205
اهلاك سيارة 3 طن 51206
اهلاك سيارة بيك اب 51207
اهلاك سيارة بيك اب 51208
اهلاك فوركلفت 51209
اهلاك فوركلفت 51210
اهلاك فوركلفت 51211
اهلاك فوركلفت 51212
اهلاك مولدات 51213
اهلاك كمبروسور هواء 51214
اهلاك ماكينة تنظيف سجاد باهواء 51215
اهلاك ماكينة تنظيف سجاد 51216
اهلاك ثلاجة مياه 51217
اهلاك تانك مياه 51218
اهلاك تانك ديزل 51219
تكاليف عقود 513
ايجار البضاعة 51301
م.مندوبين 514
م.سيارة شادى 51401
م.سيارة عادل 51402
م.سيارة عمار 51403
م.سيارةعبد القادر 51404
اخرى 515
نهاية خدمة 51501
تذاكر سفر 51502
اجازات 51503
نثريات 51504
مصروفات غير مباشرة 6
اجور ومرتبات 601
الادارة 60101
الموظفين 60202
مصاريف حكومية 602
اقامات 60201
تأشيرات 60202
غرامات 60203
تراخيص 60204
استشارات 603
اتعاب محاسبةومراجعة 60301
اتعاب محاماه 60302
اهلاكات 604
اهلاك اجهزة كبيوتر 60401
اهلاك ماكينة تصوير 60402
اهلاك ماكينات طباعة 60403
اهلاك تليفون واتصالات الشبكة 60404
اهلاك اثاث وديكورات 60405
اهلاك فاكس 60406
اهلاك مكيفات 60407
اخرى 605
ادوات كتابية 60501
مياه شرب 60502
انتقالات 60503
مياه وانارة 60504
م.نظافة 60505
م.تليفون وفاكس 60506
م.بريد 60507
نهاية الخدمة 60508
تذاكر سفر 60509
اجازات 60510
م.بنكية 60511
الايرادات 7
مبيعات 701
مبيعات ايتميات 70101
ايرادات عقود 70102
ايراد اوامر تكليف 70103
ايرادات كرافانات 70104
اخرى 702
ايرادات اخرى 70201
اتمني اكون وفقت في عرض موضوع مفيد .
انتظر الردود
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

تسلم ايديكي يا ميس ايجيبت
على المواضيع القيمة والمفيدة اللي دائما بتقدميها لنا
شكرااا لك
مع خالص الشكر والتقدير
وردة

زائر

كده الشغل

ميرسي لك اخي ابوسعيد

دائما منور مواضيعي الله لا يحرمنا منك

» ماذا تعرف عن الحب؟
» تعرف علي عالم الجن.
» ماذا تعرف عن الشيعه ومذهبهم محاضره للشيخ محمد حسان